Ratgeber

Übernahme von Bußgelderndurch den Arbeitgeber

Bisher galt, dass der Arbeitgeber Verwarnungs- und Bußgelder seiner Arbeitnehmer ohne steuerliche Folgen übernehmen kann, wenn dies im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegt. Das entschied der Bundesfinanzhof vor zehn Jahren im Fall eines Paketzustelldienstes, der die Strafzettel seiner Zusteller für die Verletzung eines Halteverbots übernommen hatte. Jetzt hat der Bundesfinanzhof aber seine Rechtsprechung geändert und stuft die Übernahme als Arbeitslohn ein. Im Streitfall ging es um eine Spedition, die die Bußgelder der Fahrer wegen Verstößen gegen die Lenk- und Ruhezeiten übernommen hatte.

Anrufungsauskunft ist auch für Arbeitnehmer bindend

Erteilt das Betriebsstättenfinanzamt dem Arbeitgeber eine Lohnsteueranrufungsauskunft, sind die Finanzbehörden an diese auch gegenüber dem Arbeitnehmer gebunden. Das Finanzamt darf daher nicht die aufgrund einer unrichtigen Anrufungsauskunft nicht einbehaltene und abgeführte Lohnsteuer vom Arbeitnehmer nachfordern. Mit diesem Urteil stärkt der Bundesfinanzhof das Vertrauen, das Arbeitgeber und Arbeitnehmer in eine Anrufungsauskunft setzen dürfen.

Verwaltungsanweisung zur Privatnutzung von Elektrofahrzeugen

Durch das Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz wurde im letzten Jahr eine Begünstigungsregelung für die Privatnutzung von Dienstwagen mit Elektroantrieb geschaffen. Das Bundesfinanzministerium hat jetzt den Entwurf einer Verwaltungsanweisung vorgelegt, in der Details zur Anwendung und Berechnung des Steuervorteils geregelt werden. Gleichzeitig weist das Ministerium auch darauf hin, dass grundsätzlich auch Brennstoffzellenfahrzeuge von dem Steuervorteil erfasst werden aber aufgrund ihrer deutlich niedrigeren Batteriekapazität nicht in gleicher Weise gefördert werden. Eine Regelung, wie auch diese Fahrzeuge in gleicher Höhe begünstigt werden können, will das Ministerium aber erst dann vorlegen, wenn entsprechende Autos in größerer Zahl am Markt verfügbar sind.

Sachbezugswerte für 2014

Am 11. Oktober 2013 hat der Bundesrat die neuen Sachbezugswerte für das Jahr 2014 beschlossen. Wie bei der letzten Erhöhung fallen die neuen Werte auch diesmal rund 2 % höher aus. In 2014 betragen die Werte bundeseinheitlich

• für eine freie Unterkunft monatlich 221 Euro oder täglich 7,37 Euro (2013: 216 Euro mtl. oder 7,20 Euro pro Tag);

• für unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten kalendertäglich 7,63 Euro (2012: 7,47 Euro), davon entfallen 1,63 Euro auf ein Frühstück und je 3,00 Euro auf ein Mittag- oder Abendessen. Der monatliche Sachbezugswert beträgt 229 Euro (bisher 224 Euro; Frühstück 49 statt 48 Euro, Mittag- und Abendessen 90 statt 88 Euro).

Einsprüche zur 1 %-Regelung per Allgemeinverfügung abgewiesen

Wird ein Dienstwagen auch zu privaten Zwecken genutzt, ist für jeden Kalendermonat ein Betrag in Höhe von 1 % des Listenpreises zu versteuern. Dieser Betrag gilt für Neu- wie für Gebrauchtwagen in gleicher Höhe. Viele Steuerzahler haben daher gegen ihre Steuerbescheide Einspruch eingelegt oder Änderungsanträge gestellt, weil ein Verfahren beim Bundesfinanzhof auf eine Änderung hoffen ließ. Der Bundesfinanzhof hat aber vor einem Jahr entschieden, dass die 1 %-Regelung nicht gegen das Grundgesetz verstößt, weil es jedem frei steht, ein Fahrtenbuch zu führen und damit die 1 %-Regelung zu vermeiden. Weil gegen das Urteil keine Verfassungsbeschwerde erhoben wurde, hat die Finanzverwaltung jetzt die Einsprüche und Änderungsanträge durch Allgemeinverfügung vom 13. Dezember 2013 zurückgewiesen. Wer sich damit nicht abfinden will, hat nun ein Jahr Zeit, Klage beim Finanzgericht einzureichen.

Änderungen bei den Beitragsnachweisen ab 2014

Bei den monatlichen Beitragsnachweisen für die Sozialversicherungsbeiträge gibt es zum Jahreswechsel eine Änderung. Ab dem 1, Januar 2014 ist nämlich die Übermittlung eines Korrektur-Beitragsnachweises nicht mehr zulässig. Beitragskorrekturen aus Vormonaten können nun direkt in den aktuellen Beitragsnachweis mit einfließen. Daneben gibt es die Möglichkeit, den übermittelten Beitragsnachweis zu stornieren und für denselben Zeitraum einen neuen Beitragsnachweis abzugeben. Wesentlicher Grund für die Änderung ist der Wegfall der zeitlichen Rechnungsabgrenzung in der Krankenversicherung, nach dem nun sämtliche Beiträge dem Gesundheitsfonds zufließen.

Pauschbeträge für Auslandsreisen

Das Bundesfinanzministerium hat eine aktualisierte Liste der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten veröffentlicht, die ab dem 1. Januar 2014 gilt. Soweit es die EU-Länder betrifft, haben sich nur die Werte für Spanien, Polen und Zypern geändert. Daneben gibt es neue Werte für die USA, die Türkei sowie zahlreiche afrikanische und südamerikanische Länder sowie für verschiedene andere exotische Länder.

Rentenbeitrag sinkt 2014 nicht

Die neue Große Koalition will mit einem Gesetzentwurf erreichen, dass der Beitragssatz zur gesetzlichen Rentenversicherung auch im Jahr 2014 bei 18,9 Prozent festgesetzt wird. Der Beitragssatz zur knappschaftlichen Rentenversicherung soll auf 25,1 Prozent festgesetzt werden. Aus den Mehreinnahmen von 7,5 Milliarden Euro will die Koalition ihre Rentenpläne finanzieren, darunter die abschlagsfreie Rente mit 63 und die Mütterrente.

Beitragsbemessungsgrenzen 2014

Wie üblich ändern sich auch diesmal zum Jahreswechsel die Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung. Erneut steigen die Werte teils deutlich, was in erster Linie der guten Konjunktur im Jahr 2012 geschuldet ist. Bei der Rentenversicherung fällt der Anstieg im Osten wieder niedriger aus als im Westen.

• Die Beitragsbemessungsgrenze in der Renten- und Arbeitslosenversicherung steigt im Westen um 1.800 Euro auf 71.400 Euro (5.950 Euro mtl.). Im Osten steigt sie nur um 1.200 Euro auf dann 60.000 Euro (5.000 Euro mtl.).

• In der knappschaftlichen Versicherung steigt die Grenze im Westen sogar um 2.400 Euro auf dann 87.600 Euro (7.300 Euro mtl.). Im Osten beträgt der Anstieg nur 1.200 Euro auf dann 73.800 Euro (6.150 Euro mtl.).

• In der Kranken- und Pflegeversicherung ist die Beitragsbemessungsgrenze bundesweit einheitlich festgelegt. Wie vor einem Jahr steigt die Beitragsbemessungsgrenze um 1.350 Euro auf dann 48.600 Euro (4.050,00 Euro mtl.). Die Versicherungspflichtgrenze liegt allerdings 4.950 Euro höher bei 53.550 Euro im Jahr (4.462,50 Euro mtl.).

• Die Bezugsgröße, die zum Beispiel für die Mindestbeitragsbemessungsgrundlage für freiwillige Mitglieder in der gesetzlichen Krankenversicherung relevant ist, steigt im Westen, wieder um 840 Euro im Jahr. Der neue Wert beträgt damit im Westen 33.180 Euro im Jahr (2.765 Euro mtl.). Im Osten steigt die Bezugsgröße diesmal in gleicher Höhe wie im Westen auf dann 28.140 Euro im Jahr (2.345 Euro mtl.).

Details zur Reisekostenreform: Doppelte Haushaltsführung

Bei der doppelten Haushaltsführung ändert sich einiges durch die Reform des steuerlichen Reisekostenrechts. Während beispielsweise die jetzt zwingend notwendige Kostenbeteiligung am Haupthausstand in erster Linie dazu dient, die steuerzahlerfreundliche Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs teilweise auszuhebeln, sind andere Änderungen durchaus zu begrüßen. So fällt beispielsweise die Angemessenheitsprüfung weg. Wie bei den anderen Änderungen hat das Bundesfinanzministerium in seinem Schreiben zur Reisekostenreform ausführlich erklärt, was jetzt zu beachten ist.

• Monatlicher Höchstbetrag: Künftig können für eine doppelte Haushaltsführung im Inland die tatsächlich entstehenden Aufwendungen für die Nutzung der Unterkunft oder Wohnung angesetzt werden, höchstens jedoch 1.000 Euro im Monat. Die Prüfung der Notwendigkeit und Angemessenheit der Zweitwohnung entfällt. Damit wird die aufwendige Ermittlung der ortsüblichen Vergleichsmiete überflüssig. Auch die Größe der Wohnung oder die Zahl der Wohnungsbenutzer spielt keine Rolle mehr.

• Abgeltungswirkung: Der Höchstbetrag umfasst alle für die Unterkunft oder Wohnung entstehenden Aufwendungen, also zum Beispiel Miete, Betriebskosten, Kosten der laufenden Reinigung und Pflege der Zweitwohnung, Abschreibungen für Einrichtungsgegenstände (ohne Arbeitsmittel), Zweitwohnungsteuer, Rundfunkbeitrag oder Aufwendungen für Sondernutzung. Auch Aufwendungen für einen angemieteten Garagenstellplatz sind durch den Höchstbetrag abgegolten und können nicht als sonstige Mehraufwendungen zusätzlich berücksichtigt werden.

  

• Jährliche Betrachtung: Sofern der monatliche Höchstbetrag von 1.000 Euro nicht ausgeschöpft wird, ist eine Übertragung des nicht ausgeschöpften Volumens in andere Monate im selben Kalenderjahr möglich, in denen die doppelte Haushaltsführung bestanden hat. Erhält der Steuerzahler Erstattungen, mindern diese im Zeitpunkt des Zuflusses die Unterkunftskosten der doppelten Haushaltsführung.

• Wohngemeinschaften: Der Höchstbetrag gilt grundsätzlich für jede doppelte Haushaltsführung gesondert. Beziehen mehrere Berufstätige (beiderseits berufstätige Ehegatten oder Lebensgefährten, Mitglieder einer Wohngemeinschaft etc.) am gemeinsamen Beschäftigungsort eine gemeinsame Zweitwohnung, handelt es sich jeweils um eine separate doppelte Haushaltsführung, sodass jeder den Höchstbetrag für die tatsächlich von ihm getragenen Aufwendungen beanspruchen kann.

• Häusliches Arbeitszimmer: Ein häusliches Arbeitszimmer in der Zweitwohnung ist bei der Ermittlung der Unterkunftskosten wie bisher nicht einzubeziehen. Die darauf entfallenden Kosten bleiben also bei der Prüfung des Höchstbetrags außen vor. Für sie gelten die normalen Regeln für ein häusliches Arbeitszimmer.

• Auslandsfälle: Bei einer doppelten Haushaltsführung im Ausland gelten die bisherigen Grundsätze unverändert weiter. Danach sind die Aufwendungen in tatsächlicher Höhe notwendig, soweit sie die ortsübliche Miete für eine nach Lage und Ausstattung durchschnittliche Wohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte mit einer Wohnfläche bis zu 60 qm nicht überschreiten. Hier gibt es also weiter die Angemessenheitsprüfung, dafür jedoch keinen monatlichen Höchstbetrag.

• Nähe zur Arbeitsstätte: Die Zweitwohnung muss am Ort der ersten Tätigkeitsstätte sein oder zumindest in der Nähe des Beschäftigungsorts liegen. Aus Vereinfachungsgründen geht das Finanzamt davon aus, dass das der Fall ist, wenn die kürzeste Straßenverbindung von der Zweitwohnung zur ersten Tätigkeitsstätte maximal halb so lange ist wie zwischen der Hauptwohnung und der ersten Tätigkeitsstätte.

• Eigener Hausstand: Eine doppelte Haushaltsführung liegt nur vor, wenn der Steuerzahler neben der Zweitwohnung am Tätigkeitsort noch außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte einen eigenen Haushalt unterhält.

• Kostenbeteiligung: Das Vorliegen eines eigenen Hausstands in der Hauptwohnung erfordert nun neben dem Innehaben einer Wohnung auch eine angemessene finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung. Für das Vorliegen eines eigenen Hausstands genügt es also nicht, wenn ein Arbeitnehmer im Haushalt seiner Eltern ein oder mehrere Zimmer bewohnt oder wenn dem Arbeitnehmer eine Wohnung im Haus der Eltern unentgeltlich zur Nutzung überlassen wird.

• Höhe der Beteiligung: Eine finanzielle Beteiligung nur mit Bagatellbeträgen reicht für die steuerliche Anerkennung nicht aus. Machen die Barleistungen mehr als 10 % der regelmäßig anfallenden monatlichen Kosten der Haushaltsführung (Miete, Mietnebenkosten, Kosten für Lebensmittel und andere Dinge des täglichen Bedarfs etc.) aus, ist von einer finanziellen Beteiligung oberhalb der Bagatellgrenze auszugehen. Liegen die Barleistungen darunter, kann der Steuerzahler eine hinreichende finanzielle Beteiligung auch auf andere Art und Weise darlegen.

• Nachweis der Beteiligung: Die Beteiligung an den Kosten muss dem Finanzamt in der Regel nachgewiesen werden und kann daher auch bei volljährigen Kindern, die bei ihren Eltern oder einem Elternteil wohnen, nicht generell unterstellt werden. Bei Ehegatten oder Lebenspartnern mit den Steuerklassen III, IV oder V geht das Finanzamt auch ohne entsprechenden Nachweis von einer finanziellen Beteiligung an der Haushaltsführung aus.

• Arbeitgebererstattung: Für den steuerfreien Arbeitgeberersatz kann der Arbeitgeber bei Arbeitnehmern mit den Steuerklassen III, IV oder V weiterhin ohne Weiteres unterstellen, dass sie einen eigenen Hausstand haben, an dem sie sich auch finanziell beteiligen. Bei anderen Arbeitnehmern darf der Arbeitgeber einen eigenen Hausstand nur dann anerkennen, wenn sie eine entsprechende schriftliche Erklärung abgeben. An den Möglichkeiten zum pauschalen Ersatz der Kosten für eine doppelte Haushaltsführung durch den Arbeitgeber hat sich übrigens nichts geändert.

Details zur Reisekostenreform: Unterkunft

Bei den beruflich veranlassten Unterkunftskosten gibt es durch die Reform des steuerlichen Reisekostenrechts nur eher geringfügige Änderungen. In erster Linie wird die Abziehbarkeit bei einer Auswärtstätigkeit nach 48 Monaten auf den bei einer doppelten Haushaltsführung maximal abziehbaren Betrag beschränkt. Daneben gibt es noch eine Vereinfachungsregelung für die gemeinsame Nutzung einer Unterkunft mit Personen, die nicht beim selben Arbeitgeber beschäftigt sind. In der folgenden Zusammenfassung der ab 1. Januar 2014 gültigen Regeln findet sich also auch Vieles, was Arbeitgeber und Arbeitnehmer bereits gewohnt sind.

• Unterkunftskosten: Unterkunfts- oder Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen für die Unterkunft. Dazu zählen neben den Kosten für ein Hotelzimmer oder der Miete für ein möbliertes Zimmer oder eine Wohnung auch die Nebenleistungen, zum Beispiel eine Fremdenverkehrsabgabe oder Kurtaxe sowie bei Auslandsübernachtungen die Kreditkartengebühr für Zahlungen in einer Fremdwährung.

  

• Werbungskostenabzug: Beim Werbungskostenabzug können lediglich die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten und keine Pauschalen berücksichtigt werden.

• Erstattung durch den Arbeitgeber: Für jede Übernachtung im Inland darf der Arbeitgeber die nachgewiesenen Übernachtungskosten oder ohne Einzelnachweis einen Pauschbetrag von 20 Euro steuerfrei erstatten. Bei Übernachtungen im Ausland gelten die bisherigen Regeln unverändert weiter.

• Gemischte Veranlassung: Erledigt der Arbeitnehmer während der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auch private Angelegenheiten in einem mehr als geringfügigen Umfang, sind die Unterkunftskosten entsprechend in beruflich veranlasste und privat veranlasste Aufwendungen aufzuteilen. Ist das auch durch eine Schätzung nicht möglich, sind die gesamten Aufwendungen steuerlich nicht abziehbar.

• Pauschalpreise mit Verpflegung: Kosten für Mahlzeiten gehören zu den Verpflegungsmehraufwendungen. Enthalten die Belege daher nur einen Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung, und lässt sich der Preis für die reine Verpflegung nicht feststellen, ist der Gesamtpreis entsprechend zu kürzen, um die reinen Übernachtungskosten zu bestimmen. Für ein Frühstück sind dabei 20 % und für Mittag- und Abendessen je 40 % der für den Unterkunftsort maßgebenden Verpflegungspauschale vom Gesamtpreis abzuziehen. Im Inland sind das 4,80 Euro für ein Frühstück und je 9,60 Euro für Mittag- und Abendessen.

• Angemessenheit: Für Unterkunftskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit ist lediglich die berufliche Veranlassung zu prüfen, nicht aber die Angemessenheit der Unterkunft (bestimmte Hotelkategorie oder Größe der Unterkunft).

• Eigene Wohnung: Ist die Unterkunft am auswärtigen Tätigkeitsort die einzige Wohnung oder Unterkunft des Arbeitnehmers, liegt kein beruflich veranlasster Mehraufwand vor. Die Anerkennung von Unterkunftskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit erfordert nämlich, dass der Arbeitnehmer seinen Lebensmittelpunkt in einer anderen Wohnung hat. Dort muss aber nicht zwingend ein eigener Hausstand des Arbeitnehmers bestehen. Anders als bei der doppelten Haushaltsführung wird hier also nicht vorausgesetzt, dass der Arbeitnehmer eine Wohnung aus eigenem Recht oder als Mieter innehat und eine finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung leistet. Es genügt, wenn der Arbeitnehmer beispielsweise im Haushalt der Eltern ein Zimmer bewohnt.

• Gemeinsame Nutzung: Fallen höhere Übernachtungskosten an, weil der Arbeitnehmer eine Unterkunft gemeinsam mit Personen nutzt, die nicht für denselben Arbeitgeber tätig sind, können nur die Aufwendungen angesetzt werden, die bei alleiniger Nutzung durch den Arbeitnehmer angefallen wären. Nicht abziehbar sind also Mehrkosten, die aufgrund der Mitnutzung der Unterkunft durch eine Begleitperson entstehen. Das bedeutet aber nicht, dass die Kosten gleichmäßig auf alle Personen aufgeteilt werden müssen, denn für ein Mehrbettzimmer können die Aufwendungen angesetzt werden, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären.

• Längerfristige Auswärtstätigkeit: Bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit im Inland können nach 48 Monaten für die Unterkunft höchstens noch 1.000 Euro im Monat als Werbungskosten abgezogen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Das gilt auch für Hotelübernachtungen. Bei Übernachtungen im Ausland gelten die bisherigen Regeln unverändert weiter. Die Höchstgrenze von 1.000 Euro gilt hier nicht. Außerdem gilt grundsätzlich die Einschränkung, dass eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur vorliegt, wenn der Arbeitnehmer dort mindestens an drei Tagen in der Woche tätig wird. Die 48-Monatsfrist beginnt daher nicht, solange die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an maximal zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird. Umgekehrt führt eine Unterbrechung von weniger als sechs Monaten nicht zu einem Neubeginn der 48-Monatsfrist. Für die Prüfung der 48-Monatsfrist kommt es nicht auf Prognosen, sondern auf den tatsächlich verwirklichten Sachverhalt an. Die Prüfung des Unterbrechungszeitraums und des Ablaufs der 48-Monatsfrist erfolgt daher stets im Nachhinein.

• Vereinfachungsregelung: Für den Beginn der 48-Monatsfrist ist der Beginn der längerfristigen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte im Inland entscheidend. Das gilt auch, wenn der Beginn vor dem 1. Januar 2014 liegt. Zur Vereinfachung können die Übernachtungskosten erst ab dem ersten vollen Kalendermonat nach Ablauf der 48-Monatsfrist auf 1.000 Euro begrenzt werden. Endet die 48-Monatsfrist also Mitte eines Monats, können die Kosten auch für den Rest des Monats noch in voller Höhe berücksichtigt werden.

Details zur Reisekostenreform: Mahlzeiten

Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer während einer Auswärtstätigkeit eine "übliche" Mahlzeit zur Verfügung, ist für diese Mahlzeit künftig der amtliche Sachbezugswert anzusetzen. Entsprechendes gilt für die im Rahmen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten "üblichen" Mahlzeiten. Weil es aber keine Regel ohne Ausnahme und Sonderregeln gibt, hat das Bundesfinanzministerium auch zur Mahlzeitengestellung weitere Details geregelt.

• Übliche Mahlzeiten: Als "üblich" gilt eine Mahlzeit, deren Preis 60 Euro nicht übersteigt. Beim Preis sind dabei auch die zur Mahlzeit eingenommenen Getränke zu berücksichtigen.

• Belohnungsessen: Mahlzeiten mit einem Preis von über 60 Euro dürfen nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden, sondern sind grundsätzlich mit dem tatsächlichen Preis als Arbeitslohn anzusetzen. Bei einer solchen Mahlzeit wird typisierend unterstellt, dass es sich um ein "Belohnungsessen" handelt. Für die Prüfung der 60 Euro-Grenze kommt es auf den Preis der Mahlzeit (einschließlich Umsatzsteuer) an, den der Arbeitgeber bezahlt. Zuzahlungen des Arbeitnehmers sind bei der Prüfung der 60 Euro-Grenze nicht zu berücksichtigen. Ist der Preis der Mahlzeit in der Rechnung nicht beziffert, weil die Mahlzeit im Rahmen eines Gesamtpreises, beispielsweise als Teil einer Fortbildungsveranstaltung, berechnet wird, kommt es auf das Gesamtbild der Verhältnisse im Einzelfall an, ob es sich um eine "übliche" Beköstigung gehandelt hat oder ob ein höherer Wert der Mahlzeit als 60 Euro anzunehmen ist.

• Arbeitsessen: Die Vorteile aus der Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung gehören weiterhin nicht zum Arbeitslohn. Gleiches gilt für die im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers abgegebenen Mahlzeiten. Dazu gehören insbesondere die Teilnahme an einem Arbeitsessen bis zu einem Wert von 40 Euro sowie die im Rahmen einer üblichen Betriebsveranstaltung abgegebenen Mahlzeiten.

  

• Zuzahlung des Arbeitnehmers: Zahlt der Arbeitnehmer ein Entgelt für die erhaltene Mahlzeit, mindert dieses Entgelt den steuerpflichtigen geldwerten Vorteil. Das gilt unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer die Zuzahlung an den Arbeitgeber oder unmittelbar an den Dritten leistet, der die Mahlzeit auf Veranlassung des Arbeitgebers bereitstellt. Der Arbeitgeber kann das vereinbarte Entgelt auch im Rahmen der Lohnabrechnung unmittelbar vom Nettoentgelt des Arbeitnehmers abziehen. Übersteigt die Zuzahlung den Sachbezugswert, darf allerdings der den Sachbezugswert übersteigende Betrag nicht als Werbungskosten abgezogen werden. Es muss sich aber in jedem Fall um ein Entgelt des Arbeitnehmers handeln. Verauslagt der Arbeitnehmer nur die von einem Dritten in Rechnung gestellten Kosten für die Mahlzeit und erhält diese anschließend vom Arbeitgeber erstattet, liegt keine Zuzahlung des Arbeitnehmers vor.

• Gestellung durch den Arbeitgeber: Die für eine unmittelbar vom Arbeitgeber abgegebene Mahlzeit anzuwendenden Grundsätze gelten genauso, wenn die Mahlzeit auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten an den Arbeitnehmer abgegeben wird. Die Gestellung gilt als vom Arbeitgeber veranlasst, wenn er Tag und Ort bestimmt. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn er die Verpflegungskosten im Hinblick auf die Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers arbeitsrechtlich erstattet und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist oder es sich um eine Kleinbetragsrechnung (Rechnungsbetrag maximal 150 Euro) handelt, die im Original beim Arbeitgeber vorliegt.

• Verpflegungsmehraufwand: Der Ansatz einer mit dem amtlichen Sachbezugswert bewerteten Mahlzeit als Arbeitslohn setzt voraus, dass es sich um eine übliche Mahlzeit handelt und der Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschale beanspruchen kann. Das ist in der Regel der Fall, wenn er nicht mehr als acht Stunden außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig ist oder die Dreimonatsfrist überschritten ist. Die Erfassung einer "üblichen" Mahlzeit unterbleibt also immer dann, wenn der Arbeitnehmer anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit eine Verpflegungspauschale beanspruchen könnte. Auf die Höhe der anzusetzenden Verpflegungspauschale kommt es dabei nicht an.

• Kürzung der Pauschalen: Ein Arbeitnehmer kann die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand auf Grund einer Auswärtstätigkeit nur dann in Anspruch nehmen, wenn er nicht durch den Arbeitgeber verpflegt wird. Wird dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, wird daher der Werbungskostenabzug für Verpflegungsmehraufwendungen gekürzt, und zwar um 20 % für ein Frühstück und um jeweils 40 % für ein Mittag- und Abendessen der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Verpflegungspauschale. Das entspricht für Auswärtstätigkeiten im Inland einer Kürzung der Verpflegungspauschale um 4,80 Euro für ein Frühstück und jeweils 9,60 Euro für ein Mittag- und Abendessen. Zuzahlungen des Arbeitnehmers sind jeweils vom Kürzungsbetrag derjenigen Mahlzeit abzuziehen, für die der Arbeitnehmer das Entgelt zahlt. Eine Verrechnung von Überzahlungen des Arbeitnehmers mit Kürzungsbeträgen für andere Mahlzeiten ist nicht zulässig.

• Weitere Kürzungsregeln: Die Kürzung ist auch dann vorzunehmen, wenn der Arbeitgeber den Sachbezugswert der Mahlzeit pauschal besteuert hat. Außerdem ist die Kürzung immer dann vorzunehmen, wenn dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird. Die Kürzung gilt daher auch für die Teilnahme des Arbeitnehmers an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung oder an einem Arbeitsessen außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte, wenn der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter die Mahlzeit zur Verfügung stellt. Für die Kürzung kommt es nämlich nicht darauf an, ob Vorteile aus der Mahlzeitengestellung zum Arbeitslohn zählen. Nimmt der Arbeitnehmer hingegen am Arbeitsessen oder an der geschäftlich veranlassten Bewirtung eines Dritten teil, sind die Pauschalen nicht zu kürzen. Auch für Belohnungsessen, deren Preis 60 Euro übersteigt, erfolgt keine Kürzung, weil deren Wert individuell zu versteuern ist.

  

• Gemischt veranlasste Reisen: Bei gemischt veranlassten Reisen sind sämtliche Kosten in einen beruflichen und einen privaten Anteil aufzuteilen. Das gilt auch für die Verpflegungsmehraufwendungen. Stellt der Arbeitgeber im Rahmen einer gemischt veranlassten Reise Mahlzeiten zur Verfügung, muss zunächst der beruflich veranlasste Anteil der Verpflegungspauschalen berechnet werden. Davon ist dann der reguläre Kürzungsbetrag abzuziehen. Beispiel: Der Arbeitgeber stellt Halbpension für eine zu 70 % beruflich veranlasste Reise. Vom beruflichen Anteil der Verpflegungspauschale (24,00 Euro • 70 % = 16,80 Euro) sind 4,80 Euro für das Frühstück und 9,60 Euro für das Abendessen abzuziehen. Es bleibt eine Pauschale von 2,40 Euro.

• Bescheinigungspflicht: Hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung eine mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt oder stellen lassen, muss er im Lohnkonto und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung den Großbuchstaben "M" ausweisen. Die Reisekostenabrechnungen genügen dabei zur Erläuterung der mit dem Großbuchstaben "M" bescheinigten Mahlzeitengestellungen. Diese Bescheinigungspflicht gilt unabhängig von der Anzahl der Mahlzeitengestellungen im Kalenderjahr. Es spielt auch keine Rolle, ob eine Besteuerung der Mahlzeiten ausgeschlossen ist oder die Mahlzeit pauschal oder individuell besteuert wurde. Mahlzeiten, die keinen Arbeitslohn darstellen oder deren Preis 60 Euro übersteigt, müssen nicht mit dem Großbuchstaben "M" bescheinigt werden. Sofern das Betriebsstättenfinanzamt für die vom Arbeitgeber steuerfrei erstatteten Reisekostenvergütungen eine andere Aufzeichnung als im Lohnkonto zugelassen hat, ist bis spätestens 2015 eine Bescheinigung des Großbuchstabens "M" nicht zwingend erforderlich.

• Pauschalbesteuerung: Für die vom Arbeitgeber während einer Auswärtstätigkeit unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellten Mahlzeiten besteht nun ebenfalls die Möglichkeit der pauschalen Besteuerung mit 25 %. Die Pauschalbesteuerung kommt in Betracht, wenn der Arbeitnehmer ohne Übernachtung nicht mehr als acht Stunden auswärts tätig ist, der Arbeitgeber die Abwesenheitszeit nicht überwacht oder nicht kennt oder die Dreimonatsfrist abgelaufen ist. Voraussetzung ist, dass es sich um übliche Mahlzeiten handelt, die mit dem Sachbezugswert anzusetzen sind. Belohnungsessen mit einem Preis von mehr als 60 Euro sind somit nicht pauschal besteuerbar.

Details zur Reisekostenreform: Verpflegungsmehraufwendungen

Bei den Verpflegungsmehraufwendungen werden durch die Reform des Reisekostenrechts in erster Linie die Mindestabwesenheitszeiten verringert und statt der bisherigen dreistufigen Staffelung wird eine zweistufige Staffelung eingeführt. Aber auch bei weiteren Details gibt es Änderungen. Das Bundesfinanzministerium hat in seinem Einführungsschreiben zur Reisekostenreform ausführlich erklärt, was ab 1. Januar 2014 zu beachten ist.

• Eintägige Tätigkeit: Für auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung kann ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden eine Pauschale von 12 Euro berücksichtigt werden. Dies gilt auch, wenn die berufliche Tätigkeit über Nacht (also verteilt auf zwei Kalendertage) ausgeübt wird und die Abwesenheitsdauer dadurch ebenfalls insgesamt mehr als acht Stunden beträgt. Ist daher ein Berufstätiger an einem Kalendertag mehrfach oder durch nächtliche Abwesenheit verteilt auf zwei Tage ohne Übernachtung auswärts tätig, sind die Abwesenheitszeiten für diese Tätigkeiten einfach zusammenzurechnen.

  

• Mehrtägige Tätigkeit: Für die Kalendertage, an denen der Steuerzahler volle 24 Stunden außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte tätig ist, kann weiterhin eine Pauschale von 24 Euro als Werbungskosten geltend gemacht oder vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit (also mit Übernachtung außerhalb der Wohnung) kann unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitsdauer eine Pauschale von jeweils 12 Euro als Werbungskosten berücksichtigt oder vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Es spielt dabei keine Rolle, ob die Reise von der Wohnung oder von einer der Tätigkeitsstätten angetreten wird.

• Auslandstätigkeit: Für Tätigkeiten im Ausland gibt es nur noch zwei Pauschalen, die unter den gleichen Voraussetzungen wie bei den inländischen Pauschalen geltend gemacht werden können. Die entsprechenden Pauschalen für jedes Land werden jeweils vom Bundesfinanzministerium bekannt gegeben. Soweit An- und Abreise über Nacht oder sogar über mehrere Tage andauern, genügt es für die Qualifizierung als An- und Abreisetag, wenn der Berufstätige unmittelbar nach der Anreise oder vor der Abreise auswärtig übernachtet.

• Dreimonatsfrist: Wie bisher ist der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Um die Berechnung der Dreimonatsfrist zu vereinfachen, gilt aber künftig eine rein zeitliche Bemessung der Unterbrechungsregelung. Der Grund der Unterbrechung spielt also keine Rolle mehr, es zählt nur noch die Unterbrechungsdauer. Zukünftig führt daher eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn sie mindestens vier Wochen dauert. Das gilt auch, wenn die Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit schon vor dem 1. Januar 2014 begonnen hat. Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt übrigens nur vor, wenn der Steuerzahler dort mindestens an drei Tagen pro Woche tätig wird. Die Dreimonatsfrist beginnt daher nicht, solange die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als zwei Tagen pro Woche aufgesucht wird. Bei beruflichen Tätigkeiten auf mobilen betrieblichen Einrichtungen wie Fahrzeugen, Flugzeugen, Schiffen etc. findet die Dreimonatsfrist ebenfalls keine Anwendung. Entsprechendes gilt für eine Tätigkeit in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet. Die Prüfung des Unterbrechungszeitraums und der Dreimonatsfrist erfolgt außerdem stets im Nachhinein, nicht basierend auf Zukunftsprognosen.

• Wohnung: Als Wohnung im Sinn dieser Regeln gilt der Hausstand, der den Mittelpunkt der Lebensinteressen bildet und nicht nur gelegentlich aufgesucht wird oder die Zweitwohnung am Ort einer steuerlich anzuerkennenden doppelten Haushaltsführung. Somit gilt beispielsweise eine Tätigkeit auch dann als Auswärtstätigkeit mit Übernachtung, wenn der Steuerzahler aus beruflichem Anlass in seinem eigenen Ferienappartement übernachtet, das er ansonsten nur gelegentlich aufsucht, auch wenn für die Übernachtung selbst keine Kosten entstehen.

• Pauschalbesteuerung: Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen zahlt, die über den regulären Pauschalen liegen, kann der Betrag, der über die steuerfreien Pauschalen hinausgeht, bis maximal zum Doppelten der regulären Pauschalen mit einem Pauschsteuersatz von 25 % bei der Lohnsteuer berücksichtigt werden. Entfällt nach Ablauf der Dreimonatsfrist die steuerfreie Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen, ist auch die Pauschalbesteuerung für erhöhte Erstattungen nicht mehr möglich.

Details zur Reisekostenreform: Fahrtkosten

Die steuerliche Berücksichtigung der tatsächlichen Fahrtkosten im Zusammenhang mit einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit bleibt im Wesentlichen unverändert. Statt der tatsächlichen Aufwendungen kann je nach Art des benutzten Verkehrsmittels auch ein pauschaler Kilometersatz für jeden gefahrenen Kilometer angesetzt werden (für Fahrten mit dem Pkw 0,30 Euro, für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug 0,20 Euro). Eine Prüfung der tatsächlichen Kilometerkosten ist nicht erforderlich, wenn der Arbeitnehmer von dieser Typisierung Gebrauch macht.

Gewisse Änderungen sind aber bei der Entfernungspauschale zu beachten. Die kommt nämlich nach den Vorgaben des Gesetzes und der Finanzverwaltung nicht nur bei Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte zur Anwendung. Auch wenn es keine erste Tätigkeitsstätte gibt, der Arbeitgeber aber festgelegt hat, dass der Arbeitnehmer sich dauerhaft an einem bestimmten Ort einfinden soll, um von dort seine unterschiedlichen eigentlichen Einsatzorte aufzusuchen oder von dort seine berufliche Tätigkeit aufzunehmen (Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport, Busdepot, Fährhafen etc.), werden die Fahrten von der Wohnung zu diesem Ort wie Fahrten zu einer ersten Tätigkeitsstätte behandelt. Für diese Fahrten dürfen die Fahrtkosten also nur im Rahmen der Entfernungspauschale angesetzt werden.

Auf die Berücksichtigung von Verpflegungspauschalen oder Übernachtungskosten hat die Festlegung durch den Arbeitgeber allerdings keinen Einfluss, da der Arbeitnehmer weiterhin außerhalb einer ersten Tätigkeitsstätte und somit auswärts beruflich tätig wird. Es wird also bei solchen "Sammelpunkten" keine erste Tätigkeitsstätte fingiert, sondern nur die Anwendung der Entfernungspauschale für die Fahrtkosten von der Wohnung zu diesem Ort sowie die Besteuerung eines geldwerten Vorteils bei Dienstwagengestellung durch den Arbeitgeber festgelegt und der steuerfreie Arbeitgeberersatz für diese Fahrten ausgeschlossen.

Bei privat organisierten Fahrgemeinschaften, die sich an einem bestimmten Ort treffen, um von dort aus gemeinsam zu ihren Tätigkeitsstätten zu fahren, gilt diese Sonderregel übrigens nicht. Hier liegt kein "Sammelpunkt" vor, der sich auf die Anwendung der Entfernungspauschale auswirken würde. Es fehlt nämlich die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegung des Arbeitgebers.

Auch wenn der Arbeitnehmer auf Grund der Weisungen des Arbeitgebers seine Tätigkeit in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet ausübt, kommt für die Fahrten von der Wohnung zum Tätigkeitsgebiet die Entfernungspauschale zur Anwendung. Ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet liegt dann vor, wenn die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung auf einer festgelegten Fläche und nicht innerhalb einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung ausgeübt werden soll. In einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet werden in der Regel zum Beispiel Zusteller, Hafenarbeiter und Forstarbeiter tätig.

Bezirksleiter, Vertriebsmitarbeiter und andere Arbeitnehmer, die verschiedene Niederlassungen betreuen sowie mobile Pflegekräfte und Schornsteinfeger sind von dieser Regelung dagegen nicht betroffen. Denn soll der Arbeitnehmer in mehreren ortsfesten Einrichtungen innerhalb eines Bezirks tätig werden, wird er nicht in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet, sondern an verschiedenen, möglicherweise sogar ständig wechselnden Tätigkeitsstätten tätig.

Wird das Tätigkeitsgebiet immer wieder von anderen Zugängen aus betreten oder befahren, ist die Entfernungspauschale aus Vereinfachungsgründen bei diesen Fahrten nur für die Entfernung von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang anzuwenden. Für alle Fahrten innerhalb des Tätigkeitsgebietes sowie für die zusätzlichen Kilometer bei den Fahrten von der Wohnung zu einem weiter entfernten Zugang können weiterhin die tatsächlichen Aufwendungen oder der pauschale Kilometersatz angesetzt werden.

Wie bei der Regelung zu Sammelpunkten hat die Festlegung "tätig werden in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet" - im Gegensatz zum bisherigen "weiträumigen Arbeitsgebiet", das auch "regelmäßige Arbeitsstätte" sein konnte - keinen Einfluss auf die Berücksichtigung von Verpflegungspauschalen oder Übernachtungskosten, weil der Arbeitnehmer weiterhin auswärts beruflich tätig wird. Es wird nur die Anwendung der Entfernungspauschale für die Fahrtkosten von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang festgelegt und die Besteuerung eines geldwerten Vorteils bei Dienstwagengestellung durch den Arbeitgeber geregelt sowie der steuerfreie Arbeitgeberersatz für diese Fahrten ausgeschlossen.

Details zur Reisekostenreform: Tätigkeitsstätte

Mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts wurden die Regeln zum steuerlichen Reisekostenrecht grundlegend geändert. Zentraler Punkt der ab 1. Januar 2014 geltenden Neuregelungen ist die gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte, die künftig an die Stelle der regelmäßigen Arbeitsstätte tritt. Wichtig ist das beispielsweise für die Entfernungspauschale, die nur für die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte zur Anwendung kommt, während für andere Fahrten zur Arbeit die tatsächlichen Fahrtkosten steuerlich geltend gemacht werden können.

Ein Arbeitnehmer kann künftig je Arbeitsverhältnis höchstens eine, abhängig von der Tätigkeit aber auch keine erste, sondern nur auswärtige Tätigkeitsstätten haben. Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt vorrangig anhand der dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen durch den Arbeitgeber. Gibt es keine solchen Festlegungen, werden stattdessen quantitative Kriterien herangezogen.

Welche Regeln dabei im Einzelnen zu beachten sind, hat das Bundesfinanzministerium jetzt in einer sehr ausführlichen Verwaltungsanweisung erklärt. Darin werden die Regeln überwiegend großzügig ausgelegt, sodass oft steuerlicher Gestaltungsspielraum besteht, wenn sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer einig sind. Entscheidend für eine erste Tätigkeitsstätte ist nämlich die dauerhafte Zuordnung durch den Arbeitgeber, die durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie die Absprachen oder Weisungen des Arbeitgebers bestimmt wird. Ist der Arbeitnehmer dagegen nur vorübergehend einer Tätigkeitsstätte zugeordnet, begründet er dort keine erste Tätigkeitsstätte.

Die typischen Fälle einer dauerhaften Zuordnung sind die unbefristete Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer bestimmten betrieblichen Einrichtung, die Zuordnung für die gesamte Dauer des Dienstverhältnisses oder die Zuordnung über einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten. Die Zuordnung "bis auf Weiteres" ist eine Zuordnung ohne Befristung und damit dauerhaft. Ändert der Arbeitgeber die Zuordnung also regelmäßig und legt dabei gleich eine Befristung für die neue Zuordnung von maximal 48 Monaten fest, entsteht keine neue erste Tätigkeitsstätte. Bei einer sogenannten Kettenabordnung ist daher keine dauerhafte Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte gegeben, wenn die einzelne Abordnung jeweils weniger als 48 Monaten umfasst.

Auch wenn eine auf maximal 48 Monate angelegte Auswärtstätigkeit verlängert wird, kommt es allein darauf an, ob der Arbeitnehmer vom Zeitpunkt der Verlängerungsentscheidung an noch mehr als 48 Monate an der Tätigkeitsstätte eingesetzt werden soll. Eine auf 36 Monate angelegte Tätigkeit, die kurz vor Ende noch einmal um 36 Monate verlängert wird, führt also zu keinem Zeitpunkt zu einer ersten Tätigkeitsstätte, während eine Verlängerung um 36 Monate schon kurz nach Beginn ab diesem Zeitpunkt eine erste Tätigkeitsstätte auslösen würde, weil dort dann insgesamt noch mehr als 48 Monate Tätigkeit geplant sind.

Für die Prognose, ob der Arbeitnehmer dauerhaft einer bestimmten Tätigkeitsstätte zugeordnet ist, kommt es bei der 48-Monatsfrist auf den jeweiligen Beginn der Tätigkeit an, auch wenn er vor dem 1. Januar 2014 liegt. Hat der Arbeitgeber zu Beginn der Tätigkeit keine oder keine eindeutige Prognose getroffen oder eine solche nicht dokumentiert, muss er diese Zuordnungsprognose bis spätestens zum 1. Januar 2014 treffen und dokumentieren.

Eine Änderung der Zuordnung kann vorliegen, wenn sich das Berufsbild des Arbeitnehmers aufgrund der Vorgaben des Arbeitgebers dauerhaft ändert, beispielsweise wenn ein Außendienstmitarbeiter auf Dauer in den Innendienst wechselt. Weichen die tatsächlichen Verhältnisse durch unvorhersehbare Ereignisse, wie etwa Krankheit, Insolvenz des Kunden etc. von der ursprünglichen Festlegung ab, bleibt aber die zuvor getroffene Prognoseentscheidung für die Vergangenheit maßgebend.

Wenn das Dienstverhältnis auf einen anderen Arbeitgeber ausgelagert wird (Outsourcing) und der Arbeitnehmer für die gesamte Dauer des neuen Arbeitsverhältnisses oder zumindest länger als 48 Monate weiterhin an seiner früheren Tätigkeitsstätte tätig werden soll, liegt ebenfalls eine erste Tätigkeitsstätte vor. Gleiches gilt, wenn ein Leiharbeitnehmer ausnahmsweise dauerhaft in einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Entleihers tätig werden soll.

Weitere Voraussetzung für eine erste Tätigkeitsstätte ist, dass der Arbeitnehmer in einer ortsfesten Einrichtung tätig werden soll. Fahrzeuge, Flugzeuge, Schiffe oder Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtungen erfüllen die Voraussetzung für eine erste Tätigkeitsstätte daher nicht. Auch das häusliche Arbeitszimmer des Arbeitnehmers ist - wie bisher - keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines Dritten und kann daher auch zukünftig keine erste Tätigkeitsstätte sein. Das gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer Arbeitsräume anmietet, die der Wohnung des Arbeitnehmers zuzurechnen sind.

Die Annahme einer Tätigkeitsstätte erfordert allerdings nicht, dass es sich um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Von der Neuregelung erfasst sind auch Tätigkeiten, bei denen der Arbeitnehmer statt beim eigenen Arbeitgeber in einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung eines verbundenen Unternehmens oder eines Dritten tätig werden soll.

Nicht mehr entscheidend ist in Zukunft, ob an der vom Arbeitgeber festgelegten Tätigkeitsstätte der qualitative Schwerpunkt der Tätigkeit liegt oder liegen soll. Die Zuordnung zu einer betrieblichen Einrichtung allein aus tarifrechtlichen, mitbestimmungsrechtlichen oder organisatorischen Gründen, ohne dass der Arbeitnehmer dort tätig werden soll, genügt jedoch nicht. Sofern der Arbeitnehmer dort aber zumindest in ganz geringem Umfang tätig werden soll, ist das bereits ausreichend, selbst wenn für die Zuordnung letztlich tarifrechtliche oder organisatorische Gründe ausschlaggebend sind. Auf die Qualität der Tätigkeit kommt es dabei nicht an.

Soll der Arbeitnehmer an mehreren Tätigkeitsstätten tätig werden, von denen er einer dauerhaft zugeordnet ist, spielt es keine Rolle, welchen Umfang die berufliche Tätigkeit an dieser oder an den anderen Tätigkeitsstätten hat. Auch auf regelmäßige Besuche dieser Tätigkeitsstätten kommt es dann nicht mehr an. Die Finanzverwaltung weist aber auch darauf hin, dass ein Gestaltungsmissbrauch deswegen nicht generell ausgeschlossen ist. Insbesondere bei Gesellschafter-Geschäftsführern, Arbeitnehmer-Ehegatten und anderen mitarbeitenden Familienangehörigen ist entscheidend, ob die Vereinbarungen einem Fremdvergleich standhalten.

Außerdem muss die Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers eindeutig sein und ist daher vom Arbeitgeber zu dokumentieren. Dafür kommen zum Beispiel Regelungen im Arbeitsvertrag, in Protokollnotizen, dienstrechtlichen Verfügungen, Einsatzplänen, Reiserichtlinien oder Reisekostenabrechnungen in Betracht, aber ebenso einfach nur der Ansatz eines geldwerten Vorteils für die Nutzung eines Dienstwagens für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder vom Arbeitgeber vorgelegte Organigramme. Fehlt ein Nachweis oder die Glaubhaftmachung einer eindeutigen Zuordnung, gelten stattdessen die quantitativen Kriterien für die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte.

Sämtliche Gestaltungsfreiheiten stehen Arbeitgeber und Arbeitnehmer übrigens nicht offen, denn das Gesetz sieht nur die Möglichkeit einer Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers zu einer bestimmten Tätigkeitsstätte vor. Der Arbeitgeber kann daher nicht festlegen, dass der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte hat. Er kann allerdings darauf verzichten, eine erste Tätigkeitsstätte festzulegen, oder ausdrücklich erklären, dass eine organisatorische Zuordnung keine erste Tätigkeitsstätte begründen soll.

Der Arbeitgeber kann auch festlegen, dass sich die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte einfach nach den gesetzlich definierten Zuordnungskriterien richtet. Im Ergebnis ist eine Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers damit lediglich erforderlich, wenn er die erste Tätigkeitsstätte abweichend von den quantitativen Zuordnungskriterien festlegen will, zum Beispiel weil er sich mit dem Arbeitnehmer einig ist, dass dies steuerliche Vorteile hat.

Die vom Gesetz vorgesehenen Entscheidungskriterien für den Fall, dass der Arbeitgeber keine Zuordnung vorgenommen hat, sind recht einfach. Danach gilt die betriebliche Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte, an der der Arbeitnehmer

• typischerweise arbeitstäglich oder

• je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder

• mindestens ein Drittel seiner Arbeitszeit

dauerhaft tätig werden soll. Dabei muss der Arbeitnehmer an der betrieblichen Einrichtung seine eigentliche berufliche Tätigkeit ausüben. Allein ein regelmäßiger Besuch, beispielsweise für kurze Rüstzeiten, zur Erstellung von Arbeitsberichten oder zur Wartung und Pflege des Fahrzeugs, zur Abholung oder Abgabe von Material, Auftragsbestätigungen, Stundenzetteln, Krankmeldungen und Urlaubsanträgen führt hier noch nicht zu einer Qualifizierung der betrieblichen Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte.

Erfüllen mehrere Tätigkeitsstätten die quantitativen Voraussetzungen für eine erste Tätigkeitsstätte, kann der Arbeitgeber bestimmen, welche dieser Tätigkeitsstätten die erste Tätigkeitsstätte ist. Gibt es keine solche Festlegung durch den Arbeitgeber, wird zugunsten des Arbeitnehmers die Tätigkeitsstätte zugrunde gelegt, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt.

Zukunftssicherungsleistungen sind kein Sachbezug

Übernimmt der Arbeitgeber Beiträge des Arbeitnehmers für dessen Zukunftssicherung (Pflegezusatzversicherung, Krankentagegeldversicherung etc.), handelt es sich dabei nicht um einen Sachbezug, sondern um Barlohn. Die Freigrenze für Sachbezüge von 44 Euro pro Monat ist somit für solche Leistungen nicht anwendbar. Das Bundesfinanzministerium hat dies in einer Verwaltungsanweisung jetzt klargestellt, nachdem der Bundesfinanzhof in einem speziellen Fall anders entschieden hatte. Darin ist zwar auch eine Übergangsregelung enthalten, nach der die Verwaltungsanweisung erst ab 2014 anzuwenden ist, aber auch jetzt werden die Finanzämter schon kritisch auf solche Leistungen schauen.