Ratgeber

Übermittlung von Steuererklärungen per Telefax

Vor einigen Monaten hatte der Bundesfinanzhof entschieden, dass eine Steuererklärung per Telefax wirksam beim Finanzamt eingereicht werden kann, auch wenn für die Erklärung eine eigenhändige Unterschrift vorgeschrieben ist. Die Finanzverwaltung fügt sich nun diesem Urteil. Das Bundesfinanzministerium hat daher seine Verwaltungsanweisung aufgehoben, die die Telefaxabgabe nur für Erklärungen ohne Pflicht zur eigenhändigen Unterschrift zugelassen hat.

Vorläufiges Fazit zur E-Bilanz

Seit 2012 gibt es die E-Bilanz, und die neuesten Jahresabschlüsse müssen Unternehmen sogar zwingend elektronisch ans Finanzamt übermitteln. Eine Verfügung der Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen liefert nun ein vorläufiges Fazit zur E-Bilanz aus Sicht der Finanzämter. Demnach sind die Finanzbeamten mit der E-Bilanz nicht wirklich glücklich und haben regelmäßig mehr Arbeit mit einer elektronischen Bilanz als mit den alten Papierbilanzen. Hauptgrund dafür ist, dass die E-Bilanzen trotz des damit verbundenen Mehraufwands für Unternehmen und Steuerberater oft wesentlich weniger Informationen enthalten. Oft würden Kontennachweis und Anlagenspiegel fehlen und Rückfragen notwendig machen.

Bundesfinanzministerium bestätigt Einspruch per einfacher E-Mail

In der Antwort auf die Anfrage eines Bundestagsabgeordneten bestätigt das Bundesfinanzministerium, dass der Einspruch gegen einen Steuerbescheid mit einer einfachen, nicht signierten E-Mail weiterhin zulässig ist. Hintergrund der Anfrage war das kürzlich ergangene Urteil des Hessischen Finanzgerichts, das nur einen Einspruch mit signierter Mail als gültig ansah. Gegen das Urteil ist derzeit ein Revisionsverfahren beim Bundesfinanzhof anhängig.

Auch wenn sich die Steuerzahler gegenüber dem Finanzamt auf die Zulässigkeit des Einspruchs verlassen können, ist das Problem damit aber noch nicht endgültig gelöst. Es gibt nämlich keine ausdrückliche gesetzliche Regelung, in der eine normale E-Mail als zulässig erklärt wird, nur Verwaltungsanweisungen der Finanzverwaltung. Im Gegensatz zu Gesetzen sind die Gerichte aber nicht an solche Verwaltungsanweisungen gebunden. Sie können daher - zumindest bis zu einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs oder einer Gesetzesänderung - ähnlich wie jetzt das Hessische Finanzgericht jederzeit den Einspruch als ungültig werten, was abhängig von der Ansicht des Bundesfinanzhofs den Rechtsweg entweder in die Länge zieht oder ganz ausschließt.

Registrierung für den Mini-One-Stop-Shop möglich

Seit dem 1. Oktober 2014 können deutsche Unternehmen beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die Teilnahme am Mini-One-Stop-Shop für die Umsatzsteuer auf elektronische Dienstleistungen beantragen. Ab dem 1. Januar 2015 unterliegen elektronische Dienstleistungen an private Kunden im Wohnsitzstaat des Kunden der Umsatzsteuer. Registrierte Unternehmen können über das BZSt Online-Portal die in den übrigen EU-Staaten ausgeführten Umsätze, die unter die Neuregelung fallen, zentral beim BZSt erklären und die Steuer insgesamt entrichten.

Einspruch durch einfacheE-Mail ist unwirksam

Vor einigen Jahren taten sich die Finanzämter noch schwer im Umgang mit der Internetkommunikation. Inzwischen akzeptieren die Finanzämter aber auch Einsprüche per E-Mail ohne weiteres. Dabei könnte es bleiben, wäre da nicht das Hessische Finanzgericht. Das hat jetzt nämlich im Streit zwischen einer Mutter und der Familienkasse nicht über den Inhalt des Einspruchs entschieden, sondern über dessen Wirksamkeit. Während sowohl die Mutter als auch die Familienkasse davon ausgingen, dass der Einspruch per einfacher E-Mail wirksam ist, stellt sich das Finanzgericht auf den Standpunkt, dass eine einfache E-Mail nicht der notwendigen Schriftform genügt. Das sei nur bei einer E-Mail mit qualifizierter digitaler Signatur der Fall, weswegen Steuerzahler damit rechnen müssen, dass ein Bescheid, den sie nur mit einer einfachen E-Mail angefochten haben, zu ihren Ungunsten bestandskräftig wird.

Immerhin stellt das Gericht in seinem Urteil fest, dass es sich mit dieser Entscheidung nicht nur im Widerspruch zu fast der gesamten Fachliteratur befindet, sondern auch zum Anwendungserlass zur Abgabenordnung und zur überwiegenden Rechtsprechung anderer Finanzgerichte. Es hat daher die Revision zum Bundesfinanzhof zugelassen. In der Praxis führt das dazu, dass sich Steuerzahler zumindest bis zu einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs nur bei einem Einspruch per Post, Fax oder per E-Mail mit qualifizierter digitaler Signatur darauf verlassen können, dass der Einspruch garantiert wirksam ist. Wie der Fall zeigt, genügt es nämlich nicht, dass das Finanzamt den Einspruch als wirksam ansieht.

Grobes Verschulden bei elektronischen Steuererklärungen

Auch ein bereits bestandskräftiger Steuerbescheid kann noch geändert werden, wenn der Steuerzahler kein grobes Verschulden daran hat, dass die zur Änderung führende Tatsache erst später bekannt wurde. Der Bundesfinanzhof hat jetzt entschieden, dass eine fehlende Eingabe in einer elektronischen Steuererklärung mit ELSTER durchaus ein grobes Verschulden sein kann und nicht nur ein reiner Eingabefehler. Daran ändert sich auch nichts dadurch, dass ELSTER keinen vollständigen Ausdruck der Steuererklärung liefert, sondern nur die Werte ausgibt, die der Steuerzahler erfasst hat.

Mini-Jahressteuergesetz kurzfristig beschlossen

Ursprünglich sollte das "Gesetz zur Anpassung des nationalen Steuerrechts an den Beitritt Kroatiens zur EU und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften" nur redaktionelle Anpassungen sowie die notwendigen Änderungen des Steuerrechts für den EU-Beitritt Kroatiens enthalten. Doch was Bundestag und Bundesrat nun noch kurz vor der parlamentarischen Sommerpause verabschiedet haben, ist ein regelrechtes Mini-Jahressteuergesetz, das gleich mehrere wichtige Änderungen im Steuerrecht enthält.

• Steuerschuldnerschaft bei Bauleistungen: Wichtigste Änderung ist die Rückgängigmachung der erst im Februar durch ein Urteil des Bundesfinanzhofs geänderten Verfahrensweise bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers bei Bauleistungen an Bauträger. Die Änderung tritt zum 1. Oktober 2014 in Kraft.

• Steuerschuldnerschaft bei anderen Lieferungen: Die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers wird ab dem 1. Oktober 2014 ausgedehnt auf die Lieferung von Edelmetallen, unedlen Metallen sowie von Tablet-Computern und Spielkonsolen.

• Hörbücher: Für Hörbücher gilt ab dem 1. Januar 2015 wie für gedruckte Bücher der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 %. Weil aber im Steuerrecht eine neue Regel ohne Ausnahme nur schwer denkbar ist, sind Hörspiele und per Download bezogene Hörbücher ausgenommen. Für diese gilt weiter der Steuersatz von 19 %.

  

• Mini-One-Stop-Shop: Ab dem 1. Januar 2015 gilt für elektronische Dienstleistungen grundsätzlich der Sitz des Kunden als Leistungsort. Telekommunikationsleistungen, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen sowie auf elektronischem Weg erbrachte Dienstleistungen werden dann immer in dem Land besteuert, in dem der Kunde ansässig ist, unabhängig davon, ob es sich um einen Unternehmer oder einen Verbraucher handelt. Damit Anbieter nun nicht in sämtlichen EU-Ländern Steuererklärungen abgeben müssen, wird ein sogenannter Mini-One-Stop-Shop geschaffen, über den beim Bundeszentralamt für Steuern alle in den EU-Staaten abzugebenden Erklärungen eingereicht und die fälligen Steuern entrichtet werden können.

• Mindestbemessungsgrundlage: Für eine verbilligte Lieferung oder Leistung an Mitarbeiter oder andere nahe stehende Personen richtet sich die fällige Umsatzsteuer nach den für das Unternehmen entstandenen Kosten, soweit diese höher sind als das gezahlte Entgelt. Künftig werden die Kosten höchstens mit dem marktüblichen Entgelt angesetzt, es sei denn, das tatsächlich gezahlte Entgelt ist höher.

• Steuerbefreiungen: Verschiedene Leistungen werden von der Umsatzsteuer befreit. Dazu gehören bestimmte Arbeitsmarktdienstleistungen, Leistungen zur Kinderförderung und die Überlassung von Personal für geistigen Beistand. Bei der Gewerbesteuer werden Einrichtungen zur ambulanten Rehabilitation steuerfrei gestellt. Auch bei der Einkommensteuer gibt es eine marginale Erweiterung der Steuerfreiheit, nämlich für Unfallentschädigungen für Beamte und für staatliche Aufwandsentschädigungen.

• Lohnsteueranmeldung: Ab 2015 wird die Grenze für eine jährliche Lohnsteueranmeldung von 1.000 Euro auf 1.080 Euro angehoben. Die jährliche Abgabe können dann auch Arbeitgeber nutzen, die eine Aushilfe mit einem Monatslohn von 450 Euro beschäftigen und die pauschale Lohnsteuer von 20 % zahlen.

• Lohnsteuerabzug: In den Vorschriften für den Lohnsteuerabzug werden kleinere Änderungen vorgenommen, die hauptsächlich dazu dienen, den Lohnsteuerabzug besser an das Ergebnis einer möglichen späteren Steuerveranlagung anzupassen. Dazu werden unter anderem kleinere Abweichungen vom vorgegebenen Programmablaufplan für eine maschinelle Berechnung zugelassen und die Tarifermäßigung für Entschädigungen und Vergütungen für mehrjährige Tätigkeiten künftig bereits beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt.

• Einschränkung der Günstigerprüfung: Arbeitnehmer müssen nur dann eine Steuererklärung abgeben, wenn sie neben dem Arbeitslohn mehr als 410 Euro an steuerpflichtigen Einkünften haben. Gibt ein Arbeitnehmer mit niedrigeren Nebeneinkünften eine freiwillige Steuererklärung ab, zieht das Finanzamt diese Bagatellgrenze vom Gesamteinkommen ab. Effektiv konnten damit Arbeitnehmer mit Kapitaleinkünften die Bagatellgrenze zusätzlich zum Sparer-Pauschbetrag nutzen, indem sie eine Günstigerprüfung beantragten und sich damit die einbehaltene Abgeltungsteuer erstatten ließen. Ab 2014 wird dieser Härteausgleich nun für Kapitaleinkünfte ausgeschlossen.

  

• Gebrauchte Lebensversicherungen: Durch den Verkauf einer Lebensversicherung verliert die Versicherung in der Regel den Zweck der Risikovorsorge. Die Leistungen aus gebrauchten Lebensversicherungen sind daher ab diesem Jahr steuerpflichtig. Anlagemodelle, die auf den Kauf von gebrauchten Lebensversicherungen setzen, verlieren dadurch an Attraktivität. Ausgenommen von der Steuerpflicht ist nur der Kauf einer Police durch die versicherte Person von einem Dritten, zum Beispiel vom Arbeitgeber bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, sowie Übertragungen aus erb- oder familienrechtlichen Gründen.

• Kapitalerträge: Verschiedene Vorschriften zu Kapitalerträgen und zur Kapitalertragsteuer wurden ergänzt. So wird die Sonderregelung zur Kapitalertragsteuererstattung aus verbrieften Dividendenansprüchen auf unverbriefte Ansprüche erweitert. Auch die Vorschriften zu einbringungsgeborenen Anteilen und zum Dividendenstripping wurden überarbeitet. Außerdem wird die Mutter-Tochter-Richtlinie auf Kroatien erweitert.

• Handel mit Fremdwährungsbeträgen: Für den Handel mit Fremdwährungsbeträgen wird wieder die Fifo-Methode eingeführt, weil sich die seit einigen Jahren geltende Durchschnittswertmethode als nur schwer handhabbar erwiesen hat.

• Organschaften: Im Körperschaftsteuergesetz wird eine Anwendungsregelung zu Gewinnabführungsverträgen mit ausländischen Organträgern an die Änderungen durch das Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts angepasst.

• Umstrukturierungen: Bei der Grunderwerbsteuerbefreiung für Umstrukturierungen im Konzern wird rückwirkend klargestellt, dass die Steuerfreiheit auch für Einbringungen und andere Erwerbsvorgänge auf gesellschaftsvertraglicher Grundlage nach dem Recht eines anderen EU- oder EWR-Staats gilt.

• Wegzugsbesteuerung: Eine Änderung soll ein Gestaltungsmodell unterbinden, bei dem vor einem Wegzug ins Ausland Anteile an einer Kapitalgesellschaft aus dem Privatvermögen ins Betriebsvermögen einer GmbH & Co. KG eingebracht wurden, um die Besteuerung stiller Reserven zu umgehen. Die Änderung gilt für Umwandlungen ab dem 1. Januar 2014.

• Riester-Rente: Die Anbieter von Riester-Verträgen müssen der zentralen Meldestelle künftig bestimmte Daten mitteilen, wenn die Auszahlung nach dem 31. Dezember 2016 beginnt. Außerdem werden Regelungen zum Wohn-Riester angepasst. So werden nun auch die Beiträge und Tilgungsleistungen im Jahr eines beruflichen Umzugs einbezogen.

• Unterhaltsleistungen: Zur Verhinderung von Missbrauch bei Unterhaltsleistungen können Unterhaltszahlungen ab 2015 nur noch dann abgezogen werden, wenn die Steueridentifikationsnummer des Unterhaltsempfängers angegeben wird. Der Unterhaltsempfänger ist verpflichtet, dem Unterhaltsleistenden seine Steueridentnummer zu nennen. Weigert er sich dennoch, kann der Unterhaltsleistende die Nummer beim Finanzamt erfragen.

• Kindergeld: Der Katalog an Freiwilligendiensten, die den Anspruch auf den Kinderfreibetrag oder Kindergeld ermöglichen, wird um den Dienst nach dem "Erasmus+"-Programm erweitert.

• Gemeinnützigkeit: Verwendet eine Stiftung oder ein Verein Mittel nicht innerhalb des gesetzlich dafür vorgeschriebenen Zeitrahmens, kann das Finanzamt eine Nachfrist zur Verwendung setzen, mit deren Einhaltung die tatsächliche Geschäftsführung wieder als ordnungsgemäß gilt. Diese Regelung war versehentlich gestrichen worden und wird nun wieder eingeführt.

• Zigaretteneinfuhr: Seit dem 31. Juli 2014 dürfen Privatpersonen für ihren eigenen Bedarf aus Kroatien statt der bisher möglichen 800 Zigaretten nur noch 300 Zigaretten steuerfrei nach Deutschland mitbringen. Für Zigaretten aus den Ländern Bulgarien, Rumänien, Ungarn, Lettland und Litauen gilt die Mengenbeschränkung von 300 Stück bereits seit Anfang des Jahres.

• Redaktionelle Änderungen: Neben den oben genannten Änderungen enthält das Gesetz noch viele kleinere Änderungen, die in erster Linie redaktionellen Charakter haben, beispielsweise was die Reisekosten nach der Reisekostenreform angeht. Außerdem wird einer der längsten Paragrafen des Einkommensteuergesetzes konsolidiert und neu gefasst, in dem die zeitliche Anwendung sämtlicher Änderungen geregelt ist.

Berichtigung einer Zusammenfassenden Meldung

Seit 2007 ist die Übermittlung der Zusammenfassenden Meldung (ZM) auf elektronischem Weg vorgeschrieben. Eine Abgabe in Papierform ist nur ausnahmsweise zur Vermeidung von unbilligen Härtefällen zulässig. Das Bundeszentralamt für Steuern weist jetzt ausdrücklich darauf hin, dass dieser Grundsatz auch für die Berichtigung einer ZM gilt.

Vorausgefüllte Steuererklärung ab 2014

Die Finanzverwaltung wird Anfang 2014 die Möglichkeit schaffen, zur Erleichterung der Erstellung der Einkommensteuererklärungen den Großteil der bei der Finanzverwaltung über die Steuerzahler gespeicherten Daten einsehen und abrufen zu können. Unter dem Stichwort "vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt)" sollen die dem Finanzamt für das jeweilige Veranlagungsjahr vorliegenden Daten automatisch in die richtigen Felder der Steuererklärung übertragen werden. Dazu gehören insbesondere die vom Arbeitgeber bescheinigten Lohnsteuerdaten, Bescheinigungen über den Bezug von Rentenleistungen, Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherungen und Vorsorgeaufwendungen sowie Name, Adresse und weitere persönliche Daten. Der Umfang der bereitgestellten Daten soll sukzessive erweitert werden.

Wenn der Steuerzahler die Angaben geprüft und ergänzt hat, kann er seine Einkommensteuererklärung dann an das Finanzamt senden. Um die eigenen Daten abrufen zu können, die die Finanzverwaltung gespeichert hat, muss sich der Steuerzahler im ElsterOnlinePortal anmelden und authentifizieren. Nach erfolgreichem Durchlaufen des Zugangsverfahrens kann der Datenabruf sowohl über Dienste der Steuerverwaltung (ElsterOnlinePortal oder ElsterFormular) als auch über die Dienste kommerzieller Softwareanbieter erfolgen.

Darüber hinaus kann der Steuerzahler auch den Steuerberater bevollmächtigen, für ihn seine Daten einzusehen und bei Erstellung der Steuererklärung zu verwenden. Einzelheiten zur Freischaltung dritter Personen für den Abruf der VaSt werden noch auf der Elster-Website veröffentlicht. Das Bundesfinanzministerium hat schon jetzt Muster für eine Bevollmächtigung des Steuerberaters entworfen. Weitere Details über die VaSt werden erst in den kommenden Monaten feststehen. Beispielsweise ist noch nicht sicher, ob die VaSt wirklich schon für die Steuererklärung 2013 bereitstehen wird, oder ob vorerst nur ein Teil der Daten abrufbar sein wird.

Zeit für ELStAM-Umstellungläuft im November ab

Bis spätestens Dezember 2013 müssen alle Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug auf das ELStAM-Verfahren umgestellt haben. Die Zeit wird also knapp für die nach wie vor zahlreichen Arbeitgeber, die noch nicht mit dem ELStAM-Verfahren arbeiten. Seit Mitte September werden die betroffenen Arbeitgeber angeschrieben und mit einem Erinnerungsschreiben auf die Dringlichkeit der Umstellung aufmerksam gemacht.

Die Oberfinanzdirektion Koblenz warnt außerdem, dass die Angaben auf der Papier-Lohnsteuerkarte nicht mehr aktuell sein könnten. Je nach verwendetem Lohnsteuerabrechnungsprogramm kann dies dazu führen, dass den Arbeitnehmern ein zu niedriger Lohn ausgezahlt wird. Diese negative Auswirkung ist für die Arbeitnehmer umso größer, je später ihr Arbeitgeber in das ELStAM-Verfahren einsteigt.

Für einen reibungslosen Einstieg hat die Finanzverwaltung mehrere Anleitungen veröffentlicht. Auf der ELSTER-Website ist zum Beispiel der "ELStAM-Leitfaden für kleine und mittlere Arbeitgeber" abrufbar. Auch eine Videoanleitung ist verfügbar, die man bei YouTube mit dem Suchbegriff "ELStAM" einfach finden kann.

ELStAM-Einführungsschreiben

Das Bundesfinanzministerium hat jetzt das Schreiben mit den Verfahrensgrundsätzen für die ELStAM-Einführung veröffentlicht. Auf 15 Seiten erklärt das Bundesfinanzministerium darin, welche Regeln Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Umstellungsjahr 2013 beachten müssen. Das Schreiben war schon seit Ende 2012 in einer Entwurfsfassung verfügbar, aber weil die notwendigen Gesetzesänderungen, auf die das Schreiben Bezug nimmt, erst im Juni in Kraft getreten sind, konnte die Endfassung bisher noch nicht veröffentlicht werden. Jetzt sind die Regeln auch für die Finanzverwaltung verbindlich, die sich aber bisher schon an die Grundsätze aus der Entwurfsfassung gehalten hat.

Virtuelle Währung alsprivates Geld anerkannt

Aufgefallen ist die virtuelle Währung "Bitcoin" bisher hauptsächlich wegen der teilweise stark schwankenden Wechselkurse. Auch wenn der Nutzerkreis bisher eher überschaubar ist, hat inzwischen auch die Finanzverwaltung von den Bitcoins Notiz genommen. Auf eine Anfrage aus dem Bundestag hat das Bundesfinanzministerium erklärt, die virtuelle Währung sei steuerlich als "Rechnungseinheit" anerkannt und damit quasi eine Art "privates Geld". In erster Linie bedeutet das, dass auch beim Handel mit Bitcoins Umsatzsteuer anfällt. Besser ist die Lage für Spekulanten, denn Spekulationsgewinne aus dem An- und Verkauf von Bitcoins sind nach einer Haltefrist von einem Jahr steuerfrei. Im Gegensatz zu Aktien- und Zinserträgen fällt keine Abgeltungssteuer an.

Lohnsteuerabzug nach dem ELStAM-Start

Nach mehreren fehlgeschlagenen Anläufen sind die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) am 1. November 2012 offiziell gestartet. Seither können Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer anmelden und deren ELStAM elektronisch abrufen, auch wenn die abgerufenen ELStAM selbst frühestens ab dem 1. Januar 2013 anzuwenden sind. Eine gleitende Einführung des ELStAM-Verfahrens soll Engpässe bei den Arbeitgebern als auch bei der Finanzverwaltung vermeiden, und daher können die Arbeitgeber den Einstiegszeitpunkt in das Verfahren im Laufe des Jahres 2013 selbst wählen.

Derzeit gibt es aber noch keine gesetzliche Grundlage für die gleitende Einführung. Eine entsprechende Gesetzesänderung war eigentlich im Jahressteuergesetz 2013 vorgesehen, und im Hinblick darauf hat das Bundesfinanzministerium im Dezember bereits vorab die Anwendung der Gesetzesänderung zur gleitenden ELStAM-Einführung angeordnet. Allerdings ging das Ministerium damals auch noch von einer schnellen Verabschiedung des Jahressteuergesetzes 2013 aus, doch das liegt nach dem Eklat im Streit zwischen Bundestag und Bundesrat auf Eis. Die notwendigen Änderungen werden voraussichtlich in einem neuen Gesetzesvorhaben umgesetzt, das aber noch einige Monate bis zur endgültigen Verabschiedung braucht.

Damit stellt sich die Frage, ob die Arbeitgeber trotzdem auf die gleitende Einführung vertrauen und vorerst noch das alte Lohnsteuerabzugsverfahren anwenden können, selbst falls das Jahressteuergesetz 2013 nicht mehr umgesetzt wird und ein anderes Gesetz noch länger auf sich warten lässt. Das Bundesfinanzministerium hat aber mittlerweile erklärt, dass Bund und Länder auf jeden Fall an der gleitenden Einführung festhalten, und das Schreiben des Ministeriums mit der Billigkeitsregelung weiter Bestand hat. Die Arbeitgeber können sich also darauf verlassen, dass die Finanzverwaltung diese Regelungen beachtet.

Folglich werden im Jahr 2013 das bisherige Papierverfahren und das neue elektronische Verfahren nebeneinander Anwendung finden. Allerdings müssen die ELStAM zumindest für einen im Jahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum abgerufen und angewendet werden. Im Wesentlichen gelten für Arbeitgeber, die noch nicht umgestellt haben, weiterhin die alten Regeln, die schon in den letzten beiden Jahren zu beachten waren. Umgekehrt müssen Arbeitgeber, die bereits auf den ELStAM-Abruf umgestellt haben, die Vorgaben des neuen Verfahrens beachten. Die Details regelt das Bundesfinanzministerium in einem ELStAM-Einführungsschreiben.

Leider liegt dieses Einführungsschreiben aber immer noch nur in einer Entwurfsfassung vor, weil dem Ministerium die gesetzliche Grundlage fehlt, um das Schreiben in der endgültigen Form zu veröffentlichen. Mit grundsätzlichen Änderungen ist in der Endfassung nicht zu rechnen. Es ist aber nicht auszuschließen, dass das Ministerium noch Ergänzungen in Detailfragen vornimmt. Die folgenden Hinweise beziehen sich also nicht auf die Endfassung des Einführungsschreibens, sind aber vorerst trotzdem sowohl für die Arbeitgeber als auch für die Finanzverwaltung eine verbindliche Vorgabe.

• Umstellungszeitraum: Im Lauf des Jahres müssen die Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer in der ELStAM-Datenbank anmelden und spätestens für den letzten im Kalenderjahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum die ELStAM abrufen und anwenden. Ein Abruf mit Wirkung ab 2014 ist verspätet. Grundsätzlich muss der Arbeitgeber nach erfolgreichem Abruf der ELStAM diese auch für die nächste auf den Abrufzeitpunkt folgende Lohnabrechnung anwenden und im Lohnkonto aufzeichnen - allerdings mit zwei Ausnahmen (siehe nächster Punkt).

• Verzögerte Anwendung der ELStAM: Einmalig darf der Arbeitgeber für bis zu sechs Kalendermonate auf eine Anwendung der abgerufenen ELStAM verzichten und den Lohnsteuerabzug weiter nach dem Papierverfahren durchführen. In dieser Zeit kann der Arbeitgeber seine Lohnabrechnungssoftware testen oder einfach nur die abgerufenen Daten dem Arbeitnehmer zur Kontrolle vorab mitteilen. Allerdings ist für die verzögerte Anwendung der abgerufenen ELStAM die Zustimmung des Arbeitnehmers erforderlich. Eine Dokumentation dieser Zustimmung ist aber nicht erforderlich. Außerdem kann der Arbeitgeber auf freiwilliger Basis und mit Zustimmung des Arbeitnehmers den Lohnsteuerabzug für bis zu sechs Monate nach den bisher gespeicherten Daten vornehmen, wenn die erstmalige Anwendung der ELStAM zu einem vom bisherigen Verfahren abweichenden Lohnsteuerabzug führt. In diesem Zeitraum kann der Arbeitnehmer mit dem Finanzamt die Abweichungen der ELStAM von den vorliegenden Papierbescheinigungen aufklären. In beiden Fällen gilt der Sechs-Monats-Zeitraum auch dann, wenn er über das Jahresende hinausgeht. Zu einer nachträglichen Korrektur der Lohnabrechnung ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet.

  

• ELStAM-Anmeldung: Bei der Anmeldung des Arbeitnehmers in der ELStAM-Datenbank muss der Arbeitgeber angeben, ob es sich um das erste oder ein weiteres Arbeitsverhältnis handelt. Ein erstes Arbeitsverhältnis darf der Arbeitgeber in diesem Jahr nur anmelden, wenn ihm für den Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug mit einer der Steuerklassen I bis V vorliegt. Eine Ausnahme gilt im Rahmen der Vereinfachungsregelung für Auszubildende sowie für den Fall, dass der Arbeitnehmer die weitere Gültigkeit der Lohnsteuerabzugsmerkmale aus der Lohnsteuerkarte 2010 schriftlich bestätigt, weil auf der Lohnsteuerkarte 2010 eine Lohnsteuerbescheinigung erteilt und die Karte deshalb an den Arbeitnehmer ausgehändigt wurde.

• Umstellung auf ELStAM: Idealerweise sollen die Arbeitgeber alle Arbeitnehmer einer Betriebsstätte zeitgleich in das ELStAM-Verfahren einbeziehen. Um den Einstieg zu erleichtern, lässt die Finanzverwaltung aber auch eine stufenweise Umstellung zu. So oder so soll der Arbeitgeber dem jeweiligen Arbeitnehmer den Zeitpunkt für die erstmalige Anwendung der ELStAM zeitnah mitteilen. Eine Mitteilung des erstmaligen ELStAM-Abrufs gegenüber dem Betriebsstättenfinanzamt ist dagegen nicht erforderlich. Auch bei Abweichungen zwischen den ELStAM und den bisherigen Lohnsteuerabzugsmerkmalen besteht keine Korrektur- oder Anzeigepflicht für den Arbeitgeber.

• Papierverfahren: Solange der Arbeitgeber das ELStAM-Verfahren nicht anwendet, erfolgt der Lohnsteuerabzug wie bisher auf der Grundlage der Lohnsteuerkarte 2010 oder einer vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug (Ersatzbescheinigung). Der Arbeitgeber braucht nicht zu prüfen, ob die Voraussetzungen für die darin genannten Lohnsteuerabzugsmerkmale noch vorliegen. Die Vereinfachungsregel für Azubis gilt nach wie vor. Wurde die Vereinfachungsregelung schon vor 2013 genutzt, muss der Azubi schriftlich bestätigen, dass es sich weiterhin um sein erstes Dienstverhältnis handelt.

• Abweichende Lohnsteuerdaten: Von der Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung abweichende Lohnsteuerabzugsmerkmale, zum Beispiel eine geänderte Steuerklasse, kann der Arbeitnehmer anhand verschiedener amtlicher Bescheinigungen nachweisen. Das kann das Mitteilungsschreiben des Finanzamts über die gespeicherten ELStAM des Arbeitnehmers sein oder eine sonstige Bescheinigung des Finanzamts. Diese Dokumente sind für den Arbeitgeber allerdings nur dann maßgebend, wenn ihm gleichzeitig die Lohnsteuerkarte 2010 oder die Ersatzbescheinigung für das erste Dienstverhältnis des Arbeitnehmers vorliegt (Steuerklassen I bis V). Die Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung dient dabei allein als Nachweis, dass es sich um das erste Arbeitsverhältnis handelt. Maßgebend für den Lohnsteuerabzug sind dagegen allein die ausgewiesenen Lohnsteuerabzugsmerkmale auf der zuletzt ausgestellten amtlichen Bescheinigung.

• Abweichende Meldedaten: Beim erstmaligen Abruf der ELStAM durch den Arbeitgeber kann es passieren, dass die Finanzverwaltung für den Arbeitnehmer aufgrund fehlerhafter Meldedaten unzutreffende ELStAM bereitstellt. In diesem Fall muss sich der Arbeitnehmer mit dem Finanzamt in Verbindung setzten und sich um eine Klärung kümmern. Das Finanzamt sperrt dann ggf. den Arbeitgeberabruf vorübergehend und stellt stattdessen eine "Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug" aus. Hier gilt dann ebenfalls, dass der Arbeitgeber die Bescheinigung für den darin genannten Zeitraum nur dann verwenden darf, wenn ihm außerdem die Lohnsteuerkarte 2010 oder die Ersatzbescheinigung vorliegt.

• Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Hat der Arbeitgeber die ELStAM des Arbeitnehmers bereits abgerufen, muss er den Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses der Finanzverwaltung unverzüglich elektronisch mitteilen. Eine solche elektronische Abmeldung ist auch dann erforderlich, wenn das Finanzamt den Arbeitgeberabruf vorübergehend gesperrt hat.

• Aufbewahrung der Papierbescheinigungen: Die Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung des Arbeitnehmers muss der Arbeitgeber bis Ende 2014 aufbewahren, es sei denn, das Arbeitsverhältnis wird schon vor Ende 2014 beendet.

• Härtefallregelung: Weil der Einführungszeitraum zum 31. Dezember 2013 endet, können Härtefallanträge auf Nichtteilnahme am ELStAM-Verfahren frühestens mit Wirkung ab dem letzten Lohnzahlungszeitraum in 2013 gestellt werden. Bis dahin steht das Papierverfahren nämlich ohnehin zur Verfügung.